Le procès-verbal
À la suite de l’Assemblée générale, il est impératif de rédiger le procès-verbal qui doit, entre autre, impérativement recenser les voix récoltées pour la nomination d’un nouvel administrateur, ce document mentionnera aussi les démissions et les révocations. Les autres points essentiels à la rédaction du P.-V. seront expliqués dans une autre fiche procédure. Un fois le P.-V. finalisé, il reste à remplir les documents du greffe du tribunal de l’entreprise du siège de votre ASBL et à les envoyer ou les déposer à ce dernier.
Identifier le Greffe du Tribunal de l’entreprise et sa division
Tout d’abord, nous vous invitons à localiser le greffe du Tribunal de l’entreprise dont dépend votre institution avec l’outil repris à l’adresse : https://competence-territoriale.just.fgov.be/cgi-main/competence-territoriale.pl.
Indiquez l’adresse de votre structure et cliquez ensuite sur le Tribunal de l’entreprise affiché (cliquez sur la terre si le mail ne s’affiche pas). Vous arriverez ensuite sur le site du Tribunal de l’entreprise lié à votre division. Si tout se déroule bien, vous devriez trouver l’adresse mail du service “registre des personnes morales” à qui vous pouvez adresser votre demande.
Les documents à déposer
Nous vous invitons vivement à prendre contact avec votre greffe (service registre des personnes morales) afin de savoir quels sont les documents à déposer en fonction des votre besoin, car ceux-ci varient d’un greffe à l’autre et d’une année à l’autre (copies de carte d’identité des administrateurs, attestation d’identité du déposant, contrat de bail ou preuve de propriété concernant le siège…) !
Il vous est possible d’anticiper une partie des démarches sur le site du SERVICE PUBLIC FEDERAL JUSTICE à l’adresse https://justice.belgium.be/fr. Cependant, nous vous rappelons que la liste des documents risque d’être incomplète.
Sur cette page, nous vous invitons à vous rendre dans le Thème Sociétés, associations et fondations. Sélectionnez le lien “Associations“. Une fois arrivé sur la page Associations, sélectionnez “ASBL“. Dans l’encadré “Voir aussi”, cliquez sur Formulaires pour le dépôt de documents au greffe du tribunal de l’entreprise. Pour consulter la dernière version des documents cliquez ici.
Une fois sur cette page, nous vous invitons à consulter l’explication du formulaire A.S.B.L à l’adresse https://www.ejustice.just.fgov.be/img_2024/pdf/2026_asbl.pdf ce document vous expliquera ce qu’il faut payer, ainsi que les documents théoriques à fournir pour chaque dépôt de formulaire (veuillez vous référer à la réponse donnée par votre Greffe).
A titre d’exemple, MSW, basé à Namur, dépend du Tribunal de l’entreprise de Liège – division Namur. Concernant un dépôt de parution au moniteur belge en 2026 dans cette région, tout comme nous, vous devez déposer :
- Le formulaire 1, volets A et B en trois exemplaires. Le volet B doit être signé uniquement au verso
Le formulaire Il, volets A et C double exemplaire
Les formulaires doivent être dactylographiés et pas de recto-verso, ils sont disponibles à l’adresse https://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_tsv_pub/page.pl?language=fr?language=fr&type=formu ; - Le procès-verbal de l’assemblée générale signé en original et joint et/ou les statuts sur papier libre (en cas de constitution ou mise à jour des statuts) ;
- La preuve de payement sur le compte du Moniteur belge (le numéro de compte du débiteur doit être visible) ;
Chaque année, le Moniteur belge indexe ses tarifs le 1er mars. Les nouveaux tarifs sont communiqués sur le site du SPF justice à l’adresse https://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_tsv_pub/page.pl?language=fr&type=p
Pour la modification d’une ASBL (statuts, changements à l’OA, transfert de siège…) elle n’est actuellement possible que via les formulaires papier, le tarif au 1 mars 2026 est de 166,25 € TTC.
En cas de paiement erroné, vous devez payer intégralement le bon montant ! Ensuite, vous devez demander le remboursement du montant erroné précédemment payé à l’adresse comptabilite.moniteur@just.fgov.be ; - Pour toute nomination (administrateur, délégué à la gestion journalière, commissaire…), une déclaration sur l’honneur certifiant que la personne nommée n’a pas fait l’objet d’une condamnation à une interdiction professionnelle prononcée par une juridiction d’un Etat membre de l’Espace économique européen doit être jointe (cfr art.13 al.2 de la loi du 04-05-2023 relative au Registre central des interdictions de gérer) ;
- Les copies des cartes d’identité des administrateurs entrants/sortants pour les sociétés (attention à la date validité de cette carte ) ;
- Lors d’un envoi postal, la copie de la carte d’identité de la personne signant les documents doit être jointe, ainsi qu’une attestation d’identité. Ce document est disponible sur le site https://www.rechtbanken-tribunaux.be/fr, sélectionnez le Tribunal en charge de votre zone, arrivé sur la page du Tribunal cliquez sur “Documents” et ensuite sur “Greffe des personnes morales” et enfin “Attestation d’identité pour le dépôt d’un acte de personne morale” ;
S’il s’agit d’un dépôt de comptes vérifiez d’abord à la Banque Nationale si vous devez les déposer au Moniteur ou à la BNB, si vous les déposez au Moniteur, ceux-ci doivent être déposés en deux exemplaires signés en originaux. Vous devez y joindre le PV de l’AG signé.
Pour le dépôt des comptes :
En fonction des critères énoncés ci-après, vous devrez déposer vos compte soit au Greffe du Tribunal d’entreprise de votre juridiction, soit à la Banque nationale.
Les informations sont reprises sur le site https://www.nbb.be/fr/centrale-des-bilans/etablir-et-deposer/qui-doit-deposer/associations-et-fondations-belges.
Si votre association/fondation tient une comptabilité simplifiée :
La majorité des ASBL peut tenir une comptabilité simplifiée.
Les associations et fondations qui ne dépassent pas plus d’un des critères repris ci-dessous :
- peuvent tenir une comptabilité simplifiée (Source: CDE, art. III.85, § 2) ;
- doivent déposer leurs comptes annuels au greffe du tribunal de l’entreprise dans le ressort duquel le siège de la personne morale est situé (Source: CSA, art. 2:7 et art. 2:9, § 1, 8°). Ils doivent mentionner la dénomination – la forme juridique – l’adresse précise siège social – le n° entreprise, le bilan doit être paraphé sur chaque page, la dernière page sera signée et mentionnera le nom et la qualité de la personne, ces comptes doivent être déposés en deux exemplaires au greffe. Vous devez y joindre le P.-V. de l’AG signé.
Attention, si l’ASBL tiens une comptabilité en partie double :
Les associations et fondations qui remplissent plus d’un des critères ci-dessous doivent tenir une comptabilité en partie double et déposer leurs comptes annuels à la Centrale des bilans de la Banque nationale de Belgique.
Critères :
| Les exercices commençant | Avant le 01/01/2024 | à partir du 01/01/2024 |
|---|---|---|
| Nombre de salariés (moyenne annuelle) | 5 | 5 |
| Recettes autres que non récurrentes* | 334.500 euro | 391.000 euro |
| Actifs | 1.337.000 euro | 1.562.000 euro |
| Dettes | 1.337.000 euro | 1.562.000 euro |
En fonction du nombre de travailleurs, du chiffre d’affaires et du total du bilan, elles choisiront entre un schéma complet, un schéma abrégé et un micro-schéma (voir à l’adresse :https://www.nbb.be/fr/centrale-des-bilans/etablir-et-deposer/que-faut-il-deposer/modeles/modeles-associations). (Plus d‘infos : les critères de taille pour les associations et les fondations – CSA, art. 3:47, § 2, et art. 3:51, § 2.).
*Dans les critères « recettes autres que non récurrente », il faut comprendre les recettes habituelles.
Sources juridiques principales :
- https://www.tribunaux-rechtbanken.be/fr/tribunal-de-lentreprise-de-liege-division-namur/contact
- https://www.rechtbanken-tribunaux.be/fr
- https://competence-territoriale.just.fgov.be/cgi-main/competence-territoriale.pl
- https://justice.belgium.be/fr
- https://www.ejustice.just.fgov.be
- https://www.nbb.be/fr/centrale-des-bilans/etablir-et-deposer/qui-doit-deposer/associations-et-fondations-belges
Ressources pratiques :
- https://boutiquedegestion.be/les-documents-en-droit-des-asbl-a-telecharger
- https://www.monasbl.be/info/comment-faire-un-proces-verbal-dassemblee-generale-dasbl
- https://www.cessoc.be/outils/documentation-juridique
Modèles et mémo :
- Le P.-V. de l’AG du 11 mai 2026 (nom, prénom, date et signature sur la page contenant le résultat des votes);
- La preuve de paiement au Moniteur belge (cacheté, daté et signé) ;
- Le formulaire I – Personnes morales (3 exemplaires) ;
- Le formulaire 2 – Personnes morales (2 exemplaires) ;
- La copie recto verso de la carte d’identité des administrateurs entrants/sortants ;
- L’attestation d’identité ;
- La copie recto verso de la carte d’identité de la personne signant les documents.
- Pour le dépôt des comptes, le bilan (2 exemplaires du document dactylographié doit mentionner : – dénomination – forme juridique – adresse précise siège social – n° entreprise, paraphé sur chaque page + nom et prénom + signature sur la dernière page);
- En cas de nomination d’un nouvel administrateur, une déclaration sur l’honneur certifiant que la personne nommée n’a pas fait l’objet d’une condamnation à une interdiction professionnelle.
Cet article a été élaboré par Musées et Société en Wallonie. Nous déclinons toute responsabilité en cas de modification ou d’utilisation d’un document obsolète.
