Pour renforcer son équipe, l’Asbl Cedarc (CENTRE D’ETUDES ET DE DOCUMENTATION ARCHEOLOGIQUE – CENTRE D’ETUDES ET DE DOCUMENTATION ARCHEOLOGIQUE) recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve), Secrétaire, Agent d’accueil (H/F)

Contrat à durée déterminée du 01/10/2023 au 31/12/2023 en temps plein 38h/semaine.
CDD de 3 mois en vue d’un renouvellement et d’un CDI à la clé – Passeport APE obligatoire – Disponibilité pour
une entrée en service le 01/10/2023

Treignes est un village situé dans la commune de Viroinval en province de Namur entre la Calestienne et l’Ardenne, à deux pas de la frontière française. Pour une population de quelques 700 habitants, il ne compte pas moins de quatre musées, dont plusieurs pourraient compter double. Il y a aussi des sites que l’on peut visiter librement comme la villa gallo-romaine ou l’ancien four à chaux. Bref, Treignes a probablement le rapport musées/habitants le plus élevé au monde! Le Musée du Malgré-Tout, musée archéologique des entités de Couvin et Viroinval, dispose d’une salle d’exposition présentant le patrimoine archéologique du sud de l’Entre-Sambre-et-Meuse, de la Préhistoire à la fin de l’époque romaine. Il propose aussi une galerie de préhistoire sans frontières sur l’évolution des Humanités et de leurs techniques, et des expositions temporaires de qualité internationale. Le Parc de la Préhistoire permet de proposer aux groupes un très large éventail d’animations et d’ateliers pédagogiques. Le Musée est reconnu comme musée de catégorie A par la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Description générale de la fonction :

• Assurer diverses tâches administratives et assurer un soutien administratif aux supérieurs hiérarchiques.
• Assurer un accueil de qualité et renseigner les visiteurs afin de leur donner toutes les informations
  nécessaires à la réalisation de l’activité touristique, et de profiter d’une visite de qualité.

Le collaborateur est soumis aux consignes du site, aux consignes envers les clients et aux directives de ses responsables. Il fait appel à son supérieur en cas de doute ou en cas de litige avec un client. Description des tâches : le collaborateur assure principalement :

• le traitement des appels téléphoniques*,
• la gestion des réservations et la tenue de l’agenda,
• le dépouillement et le traitement des courriers postaux* ou des fax* entrants et l’envoi des courriers sortants,
•  le suivi et la gestion de la boîte mail* du secrétariat

* soit traités directement dans un cadre déterminé, soit dispatchés vers les bons collaborateurs + feedback envers
les personnes concernées et suivi au besoin

• la gestion des fichiers du secrétariat et la mise en place de nouveaux fichiers suivant la nécessité et les besoins du secrétariat (faire preuve de bon sens),
• l’encodage de documents, notamment par le biais d’Excel (nécessitant la maîtrise de l’outil informatique),
• l’encodage de statistiques,
• l’édition et l’envoi en bonne et due forme de factures / de notes de crédit / de devis,
• le rappel de paiement sur base des consignes de la personne en charge de la comptabilité,
• l’accueil et l’information des visiteurs/clients (sur place ou lors de manifestations, salons ou autres évènements), (explication du déroulement de la journée /de la visite et des éventuelles règles de sécurité, la prise et la remise des effets personnels des visiteurs à leur demande),
• l’encaissement des entrées et la délivrance des tickets impliquant la tenue et la clôture de la caisse et sa bonne gestion,
• l’ouverture du lieu de visite le matin (l’allumage de l’éclairage, l’ouverture des portes d’accès, …) et la remise en « stand-by » le soir (= sécurisation des lieux),
• la tenue de l’espace d’accueil,
• la gestion de la boutique: la vente d’objets souvenir, la tenue de la boutique, l’étiquetage des articles, le réapprovisionnement (fournisseurs – cela en concertation avec la responsable financière)et le réassortiment des étagères, vitrines et comptoirs de documentation ainsi que leurs entretiens,
• la promotion et vente des éditions du Musée,
• la participation à la réalisation de documents et de matériel, à des fins administratives, pédagogiques ou
  scientifiques,
• l’analyse et l’étude de prix (marchés publics), réalisation de synthèses via tableur, contact avec les
  fournisseurs, …
• la mise en place et la gestion complète de mailings (aux gîtes, aux écoles, …)
• la mise en place de rétro planning sur des projets récurrents,liste non-exhaustive…
  Lieu(x) de travail : Treignes
  Ce poste ne permet pas le télétravail.

Savoir faire comportementaux :

Sens des responsabilités, respect des règles, autonomie, faculté d’adaptation, maîtrise de soi, sens de l’organisation, acceptation de la critique, efficacité, initiative, communication.

Expériences, langues et qualifications :

Expérience non exigée.

Niveau de maîtrise de la langue Française : B2 – Avancé exigé, parfaite maitrise de l’orthographe.

Permis de conduire exigé.

Aides à l’emploi ( souhaitée ) : Ape

Aptitudes , connaissances et compétences :

• vous avez un diplôme à orientation administrative / secrétariat,
• vous avez des aptitudes relationnelles,
• vous avez une capacité d’adaptation rapide,
• vous êtes disposé à apprendre des procédures/règles liées à la fonction et vous êtes disposés à les appliquer en intégrant vos propres connaissances,
• vous êtes capable de travailler en équipe,
• vous possédez de bonnes capacités de communication et un intérêt pour les moyens de communication
  actuels,
• vous êtes très à l’aise avec l’outil informatique ; vous maîtrisez la suite Office notamment Word, Excel, …
• vous êtes disponible, y compris week-end et jours fériés,
• vous vous exprimez couramment en français et vous maîtrisez l’orthographe,
• vous avez des compétences rédactionnelles,
• vous êtes autonome, avez le sens de l’initiative, de la proactivité et vous vous montrez attentif à la transparence et à la communication,
• vous êtes reconnu pour votre attitude positive et constructive,
• vous faites preuve de rigueur et de méthodologie, de ponctualité et d’assiduité,
• vous faites preuve de polyvalence et de dynamisme,
• vous êtes domicilié à une distance raisonnable de Treignes,

Personne de contact :
Mme. Coralie CATY
Nom de l’entreprise : CEDARC asbl
Adresse : Rue de la Gare 28 5670 Treignes Belgique
E-mail : coralie.caty@cedarc-mmt.be
Autres modalités:
Merci d’envoyer votre CV et votre lettre de motivation par email à coralie.caty@cedarc-mmt.be avant le 17/09/2023.
Seules les candidatures respectant les critères définis ci-dessus seront prises en compte, vous serez alors recontacté rapidement afin de fixer une date d’entretien. Renseignements sur cette offre possibles mais uniquement par mail (coralie.caty@cedarc-mmt.be).

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