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L’UCLouvain recherche un·e Secrétaire de direction pour le Musée L

Pour le Musée L
Site principal :  
Louvain-La-Neuve
Contrat, sur ressources extérieures, à temps partiel (50%) pour une durée déterminée (2 ans, avec éventuel renouvellement)

Entrée en fonction : dès que possible

Contexte / Mission

Le Musée L, ouvert aux publics depuis novembre 2017 expose les collections universitaires artistiques et scientifiques (archéologiques, histoire de l’art, anthropologiques, scientifiques,) de l’UCLouvain et réalise des expositions temporaires.
Les collections sont extrêmement diversifiées. Le Musée L, musée universitaire de Louvain est un musée public et universitaire. Il accueille des publics diversifiés. Reconnu par la Fédération Wallonie-Bruxelles, il est un acteur culturel dynamique de l’UCLouvain et à ce titre devient une plate-forme intersectorielle.
La direction du musée assure la gestion des différents comités constituant la plate- forme : comité de gestion, comité scientifique, comité des utilisateurs. Ce poste vise à assurer le suivi administratif  des différents comités ainsi que les réunions liées au management de l’équipe 20 personnes, à la communication externe ainsi qu’un soutien secrétariat spécifique aux responsables de services aux collections, exposition et logistique.

La fonction offre entre autre :

– à contribuer à l’organisation administrative de cette nouvelle structure

– à faciliter le développement culturel et scientifique du jeune Musée L

– à travailler dans un cadre jeune et dynamique en relation directe avec le site universitaire de l’UCLouvain

– la possibilité d’encourager l’ouverture culturelle et la tolérance

 

La personne travaille sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle de la directrice et en lien étroit avec les responsables de mission réunis dans un comité intermission (CIM) et particulièrement la responsable administratif et financier logistique du Service (SAAL).
Les responsables du Service aux Collections (SAC) et le Service exposition et édition (SEE) peuvent faire appel à ses services pour des dossiers spécifiques visant à uniformiser des procédures.

 

Fonction
  • Apporter une assistance personnalisée à la directrice du Musée L et à ses responsables de service.
  • Suivre des dossiers spécifiques dans le cadre de la plate-forme intersectorielle Musée.
  • Proposer et prendre des initiatives visant à rendre plus efficace la circulation d’informations et l’organisation de la gestion du Musée
  • Gérer les courriers et les rapports.
  • Organiser des réunions, gérer l’agenda de la directrice
  • Assurer le suivi et les comptes-rendus des réunions.
  • Filtrer et/ou rediriger les sollicitations vers la directrice
Qualifications et aptitudes requises
  • Diplôme de niveau graduat en secrétariat de direction ou humanités supérieures avec expérience équivalente.
  • Connaissance des outils informatiques (Office, Filemaker, etc).
  • La connaissance des outils UCLouvain est un atout.
  • Sens de l’accueil et de l’organisation.
  • Disponibilité et autonomie.
  • Dynamisme et ouverture d’esprit.
  • Discrétion et respect de la confidentialité.
  • Rigueur et fiabilité.
  • Bonne présentation
  • Respect de la hiérarchie.
  • La connaissance de l’institution est un atout important.
  • Une connaissance de base en anglais est un atout.

 

Pour consulter l’offre et postuler suivez ce lien.

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